Planlæg en aktivitet

Forberedelser

Et godt arrangement kræver lidt forberedelse. Sørg for at have styr på lokale, aftaler, kommunikation og opgaver, så både deltagere og frivillige får en god oplevelse.

Find et lokale

Som forening kan I ofte låne lokaler gratis eller billigt. Nogle steder kræver det dog, at foreningen er medlem. Kontakt fx jeres lokale frivilligcenter, bibliotek eller forenings- og kulturhus for at høre om mulighederne. 
Afklar muligheder for forplejning, adgang og nøgle samt opstilling af stole, projektor og hvad I ellers måtte have behov for.
Frivilligcentre kan også ofte hjælpe med synlighed af jeres arrangementer gennem deres egne kanaler.

Aftaler

Tjek alle aftaler og kontrakter, og vær opmærksom på fx. afbestillingsbetingelser, betalingsvilkår og andre betingelser for lokaler, oplægsholdere, aktiviteter, transport og øvrige ydelser.
Få gerne de vigtigste aftaler på skrift – fx. pris (inklusive moms), betingelser for aflysning og frister for nedjustering af antal deltagere. Så undgår I ubehagelige overraskelser. Har i behov for at lave en egentlig kontakt, kan I benytte jer af denne skabelon (fil).

Kommunikation

Sørg for at annoncere aktiviteten i god tid, flere gange og på flere kommunikationskanaler. En klassisk tommelfingerregel i markedsføring er, at man skal eksponeres for et budskab flere gange, før man reagerer på det. Se mere om annoncering her på siden.

Husk også at kommunikere med dem, der har tilmeldt sig dit arrangement. Bekræft, at du har modtaget deres tilmelding og eventuelle betaling. Gensend gerne programmet, og mind deltagerne om mødested og tidspunkt et par dage før arrangementet. På den måde mindsker du risikoen for, at deltagerne glemmer at dukke op.

Afvikling

Er I flere frivillige som at stå for et arrangement, er det en god idé at aftale hvem der gør hvad og i fællesskab at lave en køreplan for arrangementet. Se mere her på siden under ‘Afvikling’.

Afvikling

Sørg for, at de ansvarlige frivillige kommer i god tid. Kom gerne ca. 1 time før for at se på lokalerne, lægge evt. materiale frem og at være klar, når eventuelle delatgere ankommer før tid.

Aftal på forhånd, hvem der har ansvar for de forskellige opgaver under arrangementet, så alle ved, hvad de skal gøre. Under afviklingen er der overordnet to roller: ‘programværten’, som står for at lede arrangementet, og ‘gæsteværten’, som sørger for, at gæsterne føler sig velkomne og godt tilpas.

Programvært

Programværten har følgende opgaver:

• Tjek teknikken sammen med oplæsgholderen
• Byd velkommen til deltagerne – start til tiden – lad dig ikke forstyrre af at de sidste deltagere finder en plads
• Introducer og giv ordet til oplægsholderen. Fortæl deltagerne hvornår der er afsat tid til spørgsmål
• Annoncere pausen – husk at gøre opmærksom på hvor toiletterne er og hvornår i starter igen efter pausen
• Tak oplægsholderen og tak til de fremmødte. I den forbindelse er det en god idé, at fortælle om kommende arrangementer og evt. hvordan man som medlem selv kan være med til at arrangere ved at blive aktivitetsfrivillig.

Gæstvært

Gæsteværten har følgende opgaver – som med fordel kan deles blandt flere ‘gæsteværter’:

• Sørg for tydelig skiltning så deltagerne kan finde vej til lokalet
• Sig hej til gæsterne, når de ankommer
• Skab hyggelige rammer – fx lys, blomster mm.
• Server forplejning/eller have kontakt til køkkenet hvis det holdes et sted med servering
• Opsøg og snak med enlige deltagere i pausen, hvis det er muligt
• Sig tak for i aften når deltagerne forlader lokalet